Mengenal Bagian-Bagian Surat Resmi Beserta Klarifikasi Dan Contohnya Dengan Benar

Surat yakni suatu fasilitas komunikasi untuk menyodorkan informasi dalam bentuk goresan pena pada kertas oleh satu pihak terhadap pihak lainnya, baik individual maupun organisasi.

Surat ialah bentuk komunikasi tertulis dimana di dalamnya terdapat beberapa unsur, diantaranya :

1. Pengirim surat, yakni pihak yang menyodorkan pesan
2. Pesan surat, yakni isi dari surat yang disampaikan (Pemberitahuan, Permohonan/ permintaan, Pernyataan, Perintah, Laporan, dan lainnya)
3. Penerima surat, yakni pihak yang menemukan pesan
4. Saluran, yakni cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan keperluannya (format tulisan, tata bahasa)

Surat digunakan untuk berkirim pesan dengan tujuan memberi informasi atau informasi dari pengirim surat terhadap pembaca surat yang dituju. Fungsi surat juga untuk menyodorkan pesan atau maksud tertentu dari pengirim pada yang dituju.

Terdapat bagian-bagian surat yang biasanya ada dalam format penulisan surat khususnya untuk surat resmi misalnya seumpama kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat, nama pengirim surat serta tembusan.

Ada banyak jenis-jenis surat dari mulai surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat niaga, surat pemberitahuan atau bahkan surat kaleng. Surat menjadi media komunikasi formal yang lazim dilaksanakan oleh suatu lembaga, instansi, organisasi dan perusahaan. Adapun surat elektronik disebut selaku email atau electronic mail.

Pada surat resmi, terdapat kaidah dan format yang mesti dipenuhi, tergolong juga adanya bagian-bagian surat yang mesti ada, misalnya seumpama kop surat atau nomor surat. Apa sajakah bagian-bagian surat pada surat resmi dan seumpama apa contohnya? untuk lebih jelasnya silahkan bacar postingan ini hingga dengan selesai.

Mengenal Bagian-Bagian Surat resmi Beserta Penjelasan dan Contohnya

Sesuai dengan yang saya jelaskan diatas terang seklai fungsi surat itu sungguh penting pastinya untuk menjalin suatu komukasi secara nonverbal untuk setiap instansi, tetapi sering kali masih saja ada yang mengabaikan pentingnnya surat menyurat ini, sehingga dalam pembuatannya tidak mengikuti kaidah2 yang sudah ditetapkan.

Sesuai judul yang saya ambil pada postingan kali ini, Mengenal Bagian-Bagian Surat resmi Beserta Penjelasan dan Contohnya dengan benar maka saya akan menguraikannnya satu persatu sehingga lebih gampang untuk dipahami.

Bagian-Bagian Surat resmi Beserta Penjelasan 

Berikut ini  ada 11 bagian-bagian surat resmi beserta klarifikasi dan misalnya yang mau saya jelaskan pada setiap bagiannya dengan menampilkan contoh, di antaranya termasuk kop surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat dan nama pengirim surat.

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian paling atas dalam surat yakni kepala surat atau yang juga dipahami selaku kop surat. Kop surat menampung informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor forum pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting selaku media penawaran spesial dari forum atau organisasi pengirimnya.

Bagian kepala surat biasanya berisikan hal-hal berikut

• Nama lembaga
• Logo/lambang lembaga
• Alamat lembaga
• Nomor telepon lembaga
• Kode pos dan fax forum (jika ada)
• Alamat email dan situs web forum (jika ada)

2. Tempat dan Tanggal Surat

Bagian surat selanjutnya yakni wilayah dan tanggal surat. Pencatuman wilayah dan tanggal surat berencana untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim.

Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali kalau sudah ditulis di alamat instansi pada bab kop surat, meski kadang juga dicantumkan kembali. Sementara tanggal surat ditulis sesuai waktu surat dikirim.

Cara penulisan wilayah dan tanggal surat di Indonesia dimulai dari kabupaten/kota dibarengi oleh tanggal, kemudian bulan dan tahun.

Contoh penulisan wilayah tanggal surat :

Bandung, 2 Februari 2019

Tasikmalaya, 3 Februari 2019

Garut, 4 Februari 2019

3. Nomor Surat

Dalam surat resmi senantiasa ada nomor surat yang dicantumkan. Penomoran surat ini dilaksanakan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar.

Penggunaan nomor surat biasanya termasuk nomor urut penulisan surat, isyarat surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat yakni untuk mempermudah pengaturan dan penyimpanan surat serta mengenali jumlah surat yang dikeluarkan suatu lembaga.

Penempatan nomor surat diubahsuaikan degan bentuk dan metode penulisannya. Nomor surat sanggup ditaruh di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal serta sanggup juga ditaruh di bawah judul untuk surat yang berjudul.

Contoh penulisan nomor surat :

044/BNS/01/08/2017

120/SMK/X/2018

4. Lampiran yang Disertakan

Pada beberapa surat juga terdapat lampiran yang disertakan. Bagian lampiran ialah penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang ditambahkan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bab lampiran ditiadakan.

Penulisan lampiran yang ditambahkan sanggup disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka. Sedangkan kalau tidak ada lampiran sanggup ditulis tanda penghubung atau tanda minus.

5. Hal/Perihal

Bagian-bagian surat resmi selanjutnya yakni bab hal atau perihal. Fungsi bab hal dalam surat yakni memberi isyarat pada pembaca ihwal kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau tentang nyaris sama dengan judul pada surat berjudul.

Tata cara penulisan hal atau tentang yakni tidak ditulis dengan karakter kapital keseluruhannya, namun pada karakter pertama kata utamanya saja. Di final hal atau tentang juga tidak perlu diberikan tanda titik.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan juga menjadi salah satu bab surat, yakni alamat yang dituju dalam pengantaran surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bab dalam kertas surat.

Pada alamat di bab sampul mesti ditulis secara lengkap, sedangkan di bab dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata seumpama ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’

Hal-hal yang mesti diamati dalam penulisan alamat tujuan surat :

Bisa menggunakan kata Yth (singkatan dari yang terhormat) untuk menghormati pihak yang dikirim surat sanggup berupa atasan, rekan kerja, kolega atau teman.

Bisa menggunakan istilah Bapak, Ibu atau Sdr yang dibarengi oleh nama orang yang dituju.

Di final tiap baris tidak perlu diberikan tanda titik, kecuali untuk singkatan.

Dianjurkan menambahkan isyarat pos untuk mempermudah pengantaran surat pada yang dituju.

Contoh penulisan alamat tujuan surat :

Yth. Direktur PT Alam Dunia

Jalan Air Panas No. 15

Surabaya

Yth. Bapak Susilo

Kepala Sekolah Sekolah Menengah kejuruan 1 Bandung

Jalan Aspal No. 26

Kabupaten Bandung

PT Raja Naga Sentosa

Jalan Pahlawan No. 120

Garut 44161

Jawa Barat

7. Salam Pembuka

Bagian surat selanjutnya yakni bab salam pembuka. Fungsi salam pembuka yakni untuk membuka obrolan dalam surat sesuai etika sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka diawali dengan karakter kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh salam pembuka :

Dengan hormat,

Assalamualaikum wr. wb,

Selamat pagi,

8. Isi surat

Bagian ini ialah bab inti dari surat yakni isi surat. Isi surat menampung apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim terhadap orang atau forum yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat berisikan 3 bab yakni bab pembuka, bab inti dan bab penutup.

Bagian pembuka pada isi surat berisi pengirim bagi pembaca untuk mengenali isi dan informasi yang mau disampaikan oleh pengirim surat. Pokok duduk permasalahan atau informasi sudah tertera dalam bab pembuka ini dan akan lebih diterangkan di bab inti.

Bagian inti pada isi surat berisi maksud dan tujuan utama dari pengantaran surat. Maksud pengantaran surat disinggung secara jelas, singkat dan padat pada bab inti agar pesan surat sanggup tersampaikan pada pembacanya.

Bagian epilog pada isi surat berisi penegasan dan kesimpulan dari isi surat secara keseluruhan. Selain itu epilog juga sanggup berisi prospek atau ucapan terima kasih pada pembaca atas penyampaian pesannya.

Bagian epilog ialah penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bab epilog menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan lewat surat sudah selesai. Bagian epilog hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.

9. Salam Penutup

Bagian salam epilog berada pada bab final surat. Salam epilog digunakan selaku ucapan salam final untuk memperbesar kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak mesti ada. Penulisannya diawali karakter kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh salam epilog :

Hormat kami,

Wassalamualaikum wr.wb,

Terima kasih,

10. Nama pengirim dan tanda tangan

Pada bab bawah surat, mesti terdapat nama pengirim beserta tandatangannya. Nama yang tercantum yakni nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggungjawab pada pengantaran surat tersebut. Selain itu juga dibubuhi tandatangan dari pengirim.

11. Tembusan

Bagian tembusan ialah bab surat yang menampilkan pihak atau orang lain yang juga berhak menemukan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat memiliki tembusan.

Demikian postingan saya kali ini Mengenal Bagian-Bagian Surat resmi Beserta Penjelasan dan Contohnya dengan benar mudah-mudahan sanggup menjadi rujukan Dalam kaidah penulisan surat dimana memanga terdapat beberapa format dan struktur surat resmi yang mesti dipenuhi, meski tidak semua bab surat mesti ada, khususnya untuk surat yang tidak resmi tetapi hal ini tetaplah menjadi sungguh penting untuk kita pahami

Semoga berharga khusunya buat soabt prakta semua dan menjadi ilmu yang bermanfaat. Silahkan datangi terus blog praktakita untuk postingan lainnya. Terima kasih.

Sumber http://prakatakita.blogspot.com/

Berbagi :